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Die Digitalisierung im Bereich des Rechnungswesens von Unternehmen setzt sich teilweise nur langsam durch. Bestehende, physisch ausgerichtete Arbeitsabläufe, bspw. immer wiederholend und auf der Verwendung von Papier basierend, werden nicht, nur teilweise oder nur schleppend durch digitale Möglichkeiten ersetzt.
Erfahrungen zeigen jedoch, dass mit der Digitalisierung des Rechnungswesens unter Miteinbezug von KI-Automatisierungen wiederkehrender Prozesse, Verbesserungen der Arbeitsabläufe und Arbeitszufriedenheit, Verarbeitungssicherheit und im Endeffekt Effizienzsteigerungen erzielt werden.
Nachfolgend wird unser Konzept© der finanzsystemunabhängigen Digitalisierung des Rechnungswesens unter Miteinbezug von KI in wesentlichen Zügen vorgestellt.
EINLEITUNG
Ein grosser Vorteil des nachfolgend dargestellten Konzepts© der finanzsystemunabhängigen Digitalisierung des Rechnungswesens liegt darin, dass es finanzsystemunabhängig ist. M.a.W. spielt es keine Rolle, welche Finanzsoftware, bspw. SAP, Abacus, Infoniqa, SelectLine, europa3000 oder BusPro eingesetzt wird. Wird bspw. aktuell Infoniqa eingesetzt, kann das Digitalisierungskonzept beibehalten werden, auch wenn neu bspw. Abacus oder SAP eingesetzt wird. Moderne Finanzsoftware bietet zudem integrierte KI-Funktionen an, etwa für die automatische Beleglesung, Buchungsvorschläge sowie Anomalieerkennung, welche sich nahtlos in das vorliegende Konzept einbinden lassen.
GESETZLICHE GRUNDLAGEN
Die Rechnungslegung basiert auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:
- Art. 957 ff. OR, Zweiunddreissigster Titel: Kaufmännische Buchführung, Rechnungslegung, weitere Transparenz- und Sorgfaltspflichten
- Art. 1 ff. GeBüV, Geschäftsbücherverordnung, Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
Erwähnt sei, dass es in der Schweiz aktuell keine spezifische Gesetzgebung zur KI gibt.
SYSTEMISCHE VORAUSSETZUNGEN
Das Konzept beinhaltet folgende systemische Voraussetzungen:
- Server- bzw. cloudbasiertes Informatik- sowie Dokumenten- und Archivsystem mit Ordnerstruktur
- Scannerstationen
- PDF-Software, bspw. Adobe (Adobe) oder Nitro (Nitro)
- Finanzsoftware (s. dazu oben in der Einleitung) ergänzt mit einer Dokumenten- bzw. Archivsystem (elektronische Archivierung)
- KI-gestützte Beleglesung und Dokumentenverarbeitung zur automatischen Klassifizierung und Verarbeitung digitaler Belege
Nachfolgend werden nun einzelne Module des Rechnungswesens unter dem Aspekt der Digitalisierung unter Miteinbezug der KI dargestellt, wobei mit den Nebenbüchern begonnen wird und diese im Zentrum zum finanziellen Rechnungswesen bzw. zur Finanzbuchhaltung zusammengeführt werden. Selbstredend können weitere Module, bspw. Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Konsolidierung und Reporting im Finanzsystem hinzugefügt werden.
Zur besseren Veranschaulichung diene die Übersicht in der Folge im Sinn eines Funktionen- und Workflows. S. dazu unten.
GENERELLES ÜBERGEORDNETES ZIEL
Generelles übergeordnetes Ziel der Digitalisierung des Rechnungswesens ist Erstellung, Speicherung und Verwendung von digitalen Belegen und Informationen. Ergänzend dazu strebt ITERA an, durch den gezielten Einsatz von KI wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, die Datenanalyse und -qualität zu erhöhen und die Entscheidungsgrundlagen für das Management nachhaltig zu verbessern.
S. dazu untenstehend den Funktionen- und Workflow des Konzepts© der finanzsystemunabhängigen Digitalisierung des Rechnungswesens.
NEBENBÜCHER DES RECHNUNGSWESENS
Nachfolgend werden einige Nebenbücher hinsichtlich deren Digitalisierung aufgeführt.
- Kreditorenbuchhaltung
Die Lieferanten werden darüber informiert, dass die Rechnungen nur noch per E-Mail gesendet werden sollen -> Einrichtung invoice@xag.ch.
Physisch eingehende Lieferantenrechnungen werden gescannt und direkt als E-Mail per Scan an das relevante Postfach bzw. die verantwortliche Person im Rechnungswesen gesendet, vorliegend an bspw. xag@itera.ch.
Eingehende Rechnungen per E-Mail oder Scan können mittels KI-gestützter Beleglesung automatisch ausgelesen, klassifiziert und zur Buchung vorgeschlagen werden. Dies reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen. - Debitorenbuchhaltung
Vorlagen bzw. Informationen für die Erstellung der Rechnungen werden an das relevante Postfach bzw. die verantwortliche Person im Rechnungswesen per E-Mail gesendet, vorliegend an bspw. xag@itera.ch.
KI-gestütztes Mahnwesen analysiert offene Posten und erstellt bei Überschreitung von Zahlungszielen automatisch Mahnvorschläge, welche durch die verantwortliche Person freigegeben werden. - Lohnbuchhaltung
Der Zugriff auf das Zeiterfassungssystem muss ermöglicht werden. Spesenbelege werden gescannt und an das relevante Postfach bzw. die verantwortliche Person im Rechnungswesen per E-Mail gesendet, vorliegend an bspw. xag@itera.ch.
Spesenbelege können über eine mobile App fotografiert und mittels KI automatisch kategorisiert und auf Plausibilität geprüft werden, bevor sie in den Lohn- und Spesenlauf eingespeist werden, wobei vorerfasste MWST-Codes zur Anwendung gelangen können.
Weitere Nebenbücher wie Anlagen-, Wertschriftenbuchhaltung, können jederzeit ergänzt werden.
FINANZIELLES RECHNUNGSWESEN BZW. FINANZBUCHHALTUNG
Die Nebenbücher fliessen zusammenfassend ins finanzielle Rechnungswesen bzw. die Finanzbuchhaltung. Vorbehalten blieben Nebenbücher der Kosten- und Leistungsrechnung, welche im betrieblichen Rechnungswesen zusammengefasst werden.
- Finanzbuchhaltung
Rechnungen, die manuell gebucht werden, werden an das relevante Postfach bzw. die verantwortliche Person im Rechnungswesen per E-Mail gesendet, vorliegend an bspw. xag@itera.ch.
Durch den Einsatz von KI-gestützten Buchungsassistenten können eingehende Belege automatisch dem richtigen Konto zugeordnet und Buchungsvorschläge generiert werden. Anomalien und Unstimmigkeiten werden automatisch erkannt und zur Überprüfung markiert.
E-BANKING
Das E-Banking ist bereits vorhanden.
Die automatische Zuordnung von Banktransaktionen zu offenen Posten von Debitoren und Kreditoren durch KI-Matching-Algorithmen reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand. Zahlungsanomalien, bspw. Doppelzahlungen, unbekannte Empfänger, werden automatisch erkannt und gemeldet.
ZUGRIFFE AUF SERVER
Der Zugang zum Server kann über das übliche RDS Remote Desktop System vorgenommen werden.
Die elektronische Ablage kann mit den Geldkonten mit folgenden Ordnern eingerichtet werden:
- Kasse
- Bank 1
- Bank 2
Und mit jeweils folgenden weiteren Ordnern, wobei es sich um eine Vorstufe zum Ziel handelt, die Belege gleich hinter den Buchungen digital abzulegen:
- Ggf. erstellte Rechnungen -> Debitoren
- Rechnungen unbezahlt -> Kreditoren
- Rechnungen bezahlt -> Kreditoren
- Rechnungen gebucht -> Kreditoren
Sicherheits-KI kann ungewohnte Zugriffsmuster, bspw. Zugriffe ausserhalb Geschäftszeiten oder von unbekannten Standorten, automatisch erkennen und Alarme auslösen.
DIGITALISIERUNG UND KI-POTENZIAL – AUSBLICK
Der Einsatz von KI ergänzt das vorliegende Konzept der Digitalisierung in mehreren Dimensionen und eröffnet zusätzliche Effizienzgewinne:
- Automatische Beleglesung: Rechnungen, Lieferscheine und Spesenbelege werden automatisch ausgelesen, klassifiziert und zur Buchung vorbereitet.
- KI- gestützte Buchungsvorschläge: Wiederkehrende Buchungsmuster werden von der KI erlernt und automatisch vorgeschlagen. Erfassungsaufwand und Fehlerquoten sinken.
- Anomalieerkennung: KI-Algorithmen erkennen unplausible Transaktionen, Doppelbuchungen oder Abweichungen und melden diese automatisch.
- Workflow-Automatisierung: Freigabeprozesse (Visum 1 und 2) können durch KI-gestützte Workflows beschleunigt und priorisiert werden.
- KI-Assistenten: Chatbot-basierte Assistenten unterstützen Mitarbeitende bei der Erfassung von Spesen, der Belegsuche und der Klärung von Buchungsfragen.
- KI-Integration: Moderne KI-Funktionen für Beleglesung, automatische Zuweisung und Reporting lassen sich direkt in das bestehende Konzept integrieren.
Erwähnt sei, dass das vorliegende Konzept so ausgestaltet ist, dass KI-Funktionen stufenweise eingebracht werden können, ohne die Finanzsystemunabhängigkeit zu gefährden.
UMFASSENDE ÜBERSICHT
Nachstehend wird eine graphische Übersicht im Sinn einer möglichen Organisationsform als Funktionen- und Workflow dargestellt, wobei die Planung und Umsetzung der Digitalisierung organisatorisch abgestimmt erfolgt.
Der vorliegende Beitrag hat lediglich einige wesentliche Aspekte des Konzepts© der finanzsystemunabhängigen Digitalisierung des Rechnungswesens beleuchtet und erörtert.
Es ist unerlässlich im Zusammenhang mit Beteiligungen weitere, im konkreten Fall relevante Gesichtspunkte zu beachten.